Abordagens da gestão de projetos: escolha pelos resultados e benefícios

É sabido que todas as pessoas, de uma forma ou de outra, estão envolvidas com a execução de projetos. Desde os projetos pessoais, passando pelos projetos familiares, grupos maiores e, por fim, os projetos nas empresas em que trabalhamos. Quem é empreendedor vive ainda mais essa realidade.

É inegável que, também de alguma forma, todos saibamos como gerir os projetos ao nosso modo, com nossos recursos pessoais. Assim fazemos nos projetos pessoais. Inclusive, é comum que profissionais da Gestão de Projetos (GP), ao conduzirem seus projetos pessoais, o façam de forma diferente do que fazem profissionalmente. A velha máxima “casa de ferreiro, espeto de pau”.

E tudo parece normal e adequado, até que se consulte as estatísticas, pois elas nos mostram inequivocadamente que a maioria absoluta dos projetos falham. Grande parte das pessoas correm em afirmar que seus projetos dão certo e vão com eles até o fim. Mas, na perspectiva profissional, chegar ao fim de um projeto não é suficiente para caracterizar o sucesso. É nisso que se esconde a ilusão de que gerenciamos projetos. Em geral, não sabemos como caracterizar técnica e rigorosamente o que é sucesso.

A bibliografia técnica sobre GP é clara ao separar sucesso do projeto e sucesso na gestão do projeto. E, acredite, a essência de nenhum dos dois se limita a chegar ao fim do projeto.

O sucesso do projeto está em colher os benefícios dele para sua vida, seu negócio, sua família etc. Um projeto que, ao ser concluído, não tem mais valor no resultado entregue, não pode ser um sucesso. Quem já viu situações em que se chega com uma solução quando o problema não mais existe entende o que estou dizendo. É algo como projetar a construção de uma casa de bonecas para sua filha e planejar a entrega para ela aos 20 anos de idade. Ela não brinca mais de bonecas, o resultado não tem mais valor.

Sua equipe se empenhou no desenvolvimento de um aplicativo e, em algum momento, a empresa resolve adquirir uma solução com funcionalidade similar lançada no mercado recentemente. A equipe entregaria agora uma solução para um problema que já está resolvido.

Veja que concluir o projeto não garante sucesso. É preciso que o resultado agregue valor. Mais que valor, um projeto precisa entregar benefícios. Caso contrário, o recurso consumido em sua conclusão é um desperdício. Fique atento para abortar os projetos nessa situação.

Mas o resultado benéfico do projeto pode chegar em momento posterior ao previsto. Ou ainda, a um custo superior ao previsto. Estamos falando de estouros de cronograma ou de custos. O projeto continua com o aspecto de sucesso, pois o benefício é colhido, mas o desempenho na sua execução foi inferior ao planejado. Neste caso dizemos que a gestão do projeto não teve sucesso. Houve falha em planejamento, controle ou execução.

Quase sempre ainda vale a pena colher os resultados, mas há uma conta adicional a ser paga posteriormente. A falta de eficiência tem um preço, ainda que a eficácia se apresente. Ser efetivo é entregar o benefício do resultado nas condições previstas, planejadas ou combinadas previamente.

As abordagens ágeis em Gestão de Projetos se preocupam com a entrega de valor gradativamente. Isso reduz o risco de insucesso, já que os benefícios são colhidos em partes à medida que os resultados parciais são entregues, mesmo que o valor global não seja atingido.

Mas nem sempre decompor o valor em partes é possível. Uma construção não tem valor se não for habitável. De nada vale uma instalação industrial que não esteja ligada a uma fonte de energia. Um sistema instalado que ninguém saiba operar não se traduz em vantagens. Perceba que nem todos os resultados parciais geram valor, por mais que sejam ativos incorporados ao sistema produtivo. Nestes casos, o valor está concentrado na conclusão e não será percebido em parcelas.

Para os projetos cujos benefícios são decomponíveis, é possível adotar ferramentas de gestão de curto prazo e focar as entregas menores uma a uma. Já para os que têm valor concentrado no fim, não se pode perder de vista a previsibilidade do processo global, pois o foco está na conclusão total.

Veja que é uma estratégia inteligente decompor as entregas para obter benefícios parciais, sempre que isso for possível. Mas, se a maior parcela do benefício só é obtida com a conclusão total do escopo, as partes menores não podem desviar a atenção.

As técnicas de gestão de projetos devem nos permitir, em cada caso, decompor não apenas o escopo a ser gerenciado, mas o valor a ser entregue e os benefícios a serem colhidos. Obviamente, tudo dentro de parâmetros de prazos, custos e qualidade controladas, até porque, sem este controle, seria preciso chegar à conclusão para identificar sucesso ou insucesso.

Assim, para criar suas metodologias de gerenciamento de projetos, avalie as características dos resultados, do valor e dos benefícios. A granularidade possível deles dará a diretriz para a abordagem gerencial. A diferença de granularidade deles dará a diretriz para escolher ferramentas e técnicas de gestão.

Granularidade de benefícios induz à gestão de um portfólio. Granularidade de Valor, à gestão de um programa. Granularidade de resultados, à gestão de múltiplos projetos.

Fortes restrições de custos, prazos ou qualidade induzem a uma preocupação com o sucesso da gestão do projeto. Pensar apenas em colher os benefícios do resultado do projeto pode desviar a atenção da gestão adequada e aumentar a conta a ser paga em prazos e custos. Você pode comemorar o sucesso do projeto enquanto mina o sucesso do da gestão do seu negócio sem perceber.